Ürün Takip Sistemi (ÜTS)

Ürün Takip Sistemi (ÜTS), Türkiye de üretilen ya da ithal edilen tüm tıbbi cihaz ve kozmetik ürünlerin üretiminden başlayıp tüketicide kullanımına kadar aşamalarını takip etme ve denetlenmesini sağlayan binlerce kullanıcılı e-devlet uygulamasıdır. Üts sistemi ile üretici/ithalatçı ve nihai kullanıcı arasında ürünlerin sürecinin takibi , onaylı ve denetlenebilir olması amaçlanmaktadır.

ÜTS Kapsamında 7000 den fazla firma var ve bu firmaların stoklarını çok iyi bir şekilde takip etmeleri gerekiyor. Firmaların bir kısmı Üretici bir kısmı ise bayi olarak faaliyet gösteriyor. Üretici firmaların hangi ürünleri hangi barkodla ve hangi lot numarasıyla ne zaman ürettiklerini Sağlık Bakanlığı UTS Sitemine aktarmaları gerekmekte.
Üretim Bildiriminin ardından verme bildirimi ile süreci devam ettirmeleri gerekiyor. Üreticinin Verme Bildirimine istinaden Bayilerin Alma Bildirimi yapmaları ve özellikleri Ürün Takip Sistemi’ne göre tanımlanmış ürünü son olarak hangi kuruma verdiklerini bildirmeleri ve ilgili kurumda bu ürünün hangi Hastanın vucuduna uygulandığı bilgisinin Sağlık Bakanlığına sistem üzerinden iletilmesi gerekmektedir. Firmalar bu işlemleri manuel olarak Sağlık Bakanlığı ÜTS Portalinden yapabilmekteler. Ancak bu işin yapılışı hataya ve zaman kaybına sebep olmaktadır.

• Baştan sona her şey tek uygulamada (İhaleden ÜTS verme bildirimine kadar)
• UDI barkod otomasyonu (tek barkod okutma ile UBB, Parti-lot, seri no, üretim ve son kullanım tarihi bilgilerine ulaşabilme)
• ERP stok sistemi ile ÜTS stok sisteminde ürün yada grup bazlı tüm işlemleri tek bir tuşla raporlayabilme.
• Seri ve lot bazlı işlemler ve takibi.
• ÜTS Entegrasyon ile günde 3-4 saatlik adam/saat kazanımı.
• ÜTS sitemine uygun ERP de stok, parti-lot ve seri no takibi.
• Aynı ürünün birden fazla UBB barkodunun takip edilebilmesi (Farklı fabrikalarda üretilmesi durumunda aynı ürün ancak farklı barkod olabiliyor.)
• Stoktaki ürünleri hangi parti-lot, seri no ve UBB den olduğunun raporlanması.
• Sistemde oluşturulan satış faturalarının ÜTS ‘ye verme, ihracat bildirimlerinin entegre edilmesi.
• Sistem de oluşturulan alış faturalarının ÜTS deki alma işlemi bekleyenlerle karşılaştırılması ve otomatik olarak kontrollü bir şekilde alma bildiriminin yapılması.
• Alma bildiriminde sistemde açılmamış stok kartlarının otomatik olarak açılması. Stoktan düşümü olan ürünlerin ÜTS tarafından da düşülmesinin sağlanması. (Her zayiat, Yeniden işleme vb.)
• ÜTS deki iptal işlemi olabilen bildirimleri tek tuşla iptal edilebilmesi.
• ERP de görünen stok ile ÜTS deki stokların karşılaştırmalı raporu.
• Bu işlemlerin ÜTS kullanıcı adı ve şifre girilmeden yapılması.
• ÜTS ye bildirim yapılan ürünlerin faturalarında stok , parti kod veya seri no , miktar bilgilerini kilitleyip değiştirilmemesinin sağlanması ve Ticari sistem ile ÜTS arasındaki uyumun sağlanması.
• İhaleye istinaden kesilen faturaların otomatik oluşturulması. Fiyat ,Kısım No ve Sıra no hatası olmadan işlem yapabilme.
• İhalede olmayan bir ürünün yanlışlıkla fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale modülünden oluşturulan faturalarda hasta adı dışındaki tüm bilgilerin hazır olarak gelmesi.
• İhalede var olan miktar kontrolü ile bilginiz dışında ihale fazlası miktarın fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale genel durumun her süreçte izlenebiliyor olması.
• İhalede Rakip Fiyatlarının sistemden izlenebilmesi.
• Hasta başı yapılan ihalelerde çok hızlı ihale fiyat teklifi oluşturabilmesi. (Bu ihaleler günlük olur. Hastane birkaç saat içinde teklifleri ister.)
• İhalede verilen fiyatlara göre ihale brüt karlılığının hesaplanması.
• İhaleye verilen teminat mektuplarının takip edilebilmesi.

Uygulama Web ERP ve Entegratör olmak üzere 2 bölümden oluşmaktadır. ERP kısmını WEB ve Bulut kiralama Modüler bazında yapılmaktadır. Her platform için ÜTS Entegrasyonu Ürün Takip Sistemi ile entegre bir sistem kurulmuştur. Stok kartlarında Ürün Takip Sistemine ait gruplandırma bilgileri yer almaktadır. Ürünün ÜTS kapsamında olup olmadığı ve hangi grupta yer aldığı gibi bilgileri kayıt altına alır. Sistemin entegrasyon aşamasında ürün hareketleri, firma, Stok Kodu, Seri No, Lot Bilgisi, Tarih, Belge No gibi bilgileri içerecek şekilde Ürün Takip Sistemine entegre edilir.

• Depo ve Stok Yönetimi
• Satış Sipariş Yönetimi
• Satın Alma Sipariş Yönetimi
• Üretim ve Üretim Planlama Yönetimi
• Ürün Takip Sistemi Entegrasyonu (ÜTS)
• Finans Yönetimi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi
• İhsan Kaynakları (HR)
• Genel Muhasebe
• Sabit Kıymet Yönetimi

• Üretim Bildirimi
• İthalat Bildirimi
• Verme Bildirimi
• Alma Bildirimi
• UTS de Tanımsız Yere Verme Bildirimi
• UTS de Tanımsız Yerden İade Alma Bildirimi
• Kulanım Bildirimi
• Tüketiciye Verme Bildirimi
• Geçici Verme Bildirimi
• Kullanımdan Alma Bildirimi
• Yeniden İşleme Bildirimi
• İhracat Bildirimi
• Hek/Zayiat Bildirimi

• Geri Çekme Verme Bildirimi
• Geri Çekme Alma Bildiririmi
• Islah/Düzeltici Faaliyet Bildirimi
• İmha/Bertaraf Bildirimi
• Mahrecine İade Etme Bildirimi
• Hastanın Vücudundan Çıkarma Bildirimi

• Hareket İptal Bildirimleri
• Paket Hareket İptal Bildirimleri

ERP de yapılan uyarlamalar ile sistem bir bütün olarak çalışmaktadır. Özellikle irsaliye ve fatura gibi ürün alış ve satışlarının yapıldığı modüllerde gerekli düzenlemeler ile Ürü Takip Sistemi entegrasyonuna hazırdır. Stok kartlarında ÜTS kapsamı ve ÜTS grubu belirtilen stok kartları, irsaliye ve fatura da yer alan hareket kodları ile birlikte ürünün ÜTS entegrasyonunu anında yapabilmektedir. Verme Bildirimi ve Alma Bildirimi gibi UTS hareketleri sistem üzerinde anında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir.

Özellikleri

Mobil Uygulama

İrsaliye Fatura Yönetimi

Stok Yönetimi

Finans Yönetimi

Ek Özellikler

Satış ve Müşteri Yönetimi

Satış Danışmanı

CRM

Operasyon Müdürü